Le flux de réunions est le système nerveux d’une organisation

Comme le système nerveux dans notre corps, le système complexe des réunions est responsable de la coordination des actions entre les différentes entités. Comme pour le système nerveux de notre corps, une altération de ce système provoque des symptômes graves – une perte de performance, l’impossibilité de se remettre en question et d’innover – et un dysfonctionnement généralisé, comme la chute de motivation et le désengagement.

Pourtant, toute organisation peut régénérer sa vitalité, si son système nerveux – les réunions – se revitalise. La règle est simple : « L’efficacité des réunions génère l’efficacité de l’organisation ».

L’efficacité d’une réunion dépend surtout de l’ambiance relationnelle qui y règne mais aussi de son architecture et de son sens. Si un dirigeant change le format, la fréquence, les règles de sa réunion, alors le reste de son organisation changera.

 Un exemple de réunion vivante, efficace et pertinente :

Un comité de direction d’un site industriel souhaite changer son image et se réunit pour initialiser un projet, dit de « refonte d’image ». La matinée du séminaire – un moment en réunion –  est configurée en « espace de réflexion » avec une architecture précise, une question fondamentale et une règle d’or : une parole sans interruption, une parole sans commentaire.

• Chacun est invité à donner sa perception, son interrogation ou son observation par rapport à la question suivante : « Qu’est-ce qui fonctionne mal dans nos réunions et quel comportement ce dysfonctionnement génère-t-il en moi ?« 
• Chacun membre du comité de direction dispose de son tour de parole avec une garantie  de «non‐interruption, de non-agression et de non-commentaire ».

Savoir qu’on n’est pas interrompu et qu’il n’y a pas de commentaire à la fin libère chacun. Une telle règle permet aux participants de partager l’essentiel de leur message et d’écouter pour comprendre au lieu de répondre. Une question qui fédère les perceptions et les observations, ajoutée à la certitude de pouvoir s’exprimer en toute quiétude, permet à un groupe d’accéder à une réalité plus complète. De nouvelles solutions vont ainsi se manifester beaucoup plus rapidement.

Le partage au sein de ce comité de direction a duré 90 minutes. Il a permis de constater que le dysfonctionnement était ressenti par tous, et que les raisons n’avaient jamais pu être abordées dans une ambiance sereine, parce que chacun s’était résigné à un « c’est comme ça » !

Ce constat a fait émerger l’envie collective de changer au lieu de continuer à être consciemment inefficace. La décision de changer 2/3 des réunions a été prise et mise en application la semaine suivante.

Avez-vous déjà expérimenté ce type de réunion ? Comment avez-vous participé ?

Dans mon prochain billet, je vous proposerai un déroulé de réunion efficace.