En tant que Coach, j’ai participé à beaucoup de réunions et j’ai pu remarquer que la réunion est devenue un espace vide, un espace d’inefficacité… où s’enchaînent les monologues au lieu des conversations, où les participants sont assis face à un écran où défilent des présentations souvent illisibles, où règne une ambiance de « seuls ensemble », où les problèmes sont constatés mais peu de décisions sont entérinées.
Chacun attend avec impatience le moment de retourner à son bureau, les téléphones sont sur silencieux mais l’œil est attiré par les clignotements signalant l’arrivée de mails, les écrans des ordinateurs portables captivent plus que l’orateur, la disposition des tables empêche toute communication…
Un exemple business : Le comité de direction d’un site de production de 14 personnes se réunit pendant deux jours en séminaire (qui n’est rien d’autre qu’une forme de réunion !). Lors des premières minutes, les trois « saboteurs fondamentaux » de l’efficacité se pointent :
- Personne ne peut finir sa phrase, chaque prise de position attire un ou deux commentaires désobligeants, une blague …
- Chaque thème qui émerge est discuté par les protagonistes pendant que les autres attendent leur tour, les décisions ne sont pas exprimées, les non-dits polluent l’atmosphère,
- L’agenda devient une structure rigide qui n’accorde la parole qu’à la personne compétente.
Qu’il s’agisse de réunions au quotidien, de séminaires ou de rencontres en grands groupes, il est temps de re-configurer la réunion comme un espace de réflexion et de décision pour permettre aux participants de produire de meilleures idées en moins de temps, trouver le courage d’agir et générer une ambiance relationnelle vivifiante ! Comment ?
Dans mon prochain billet, je vous proposerai une solution facile à mettre en œuvre.
