Un exemple d’architecture de réunion qui fait gagner du temps, renforce le sentiment de communauté, accélère l’émergence des idées et facilite la prise de décisions :
La règle d’or – une parole sans interruption, une parole sans commentaire s’applique par principe mais à certains moments un véritable dialogue – et non pas une série de monologues ‐ s’installe. Voilà un exemple d’une architecture performante qui produit ses résultats souvent surprenants pour tous les acteurs :
1. Premier tour de «positif »pour commencer : Qu’est-ce qui marche bien dans votre périmètre?
2. Deuxième tour de partage pour continuer : Qu’est‐ce qui vous préoccupe en ce moment ?
3. Troisième tour autour d’une question pour fédérer au lieu de passer en revue les actions menées.
Exemple : «Quelle est la raison de votre inefficacité en réunion et qu’est-ce que cela produit en vous » ?
4. Quatrième tour pour révéler les freins cachés : « Qu’est-ce que nous nous disons pour ne pas changer ? ». Pour identifier les freins qui bloquent toute action, il est important de rendre visible les croyances qui limitent et les émotions qui bloquent.Voilà les réponses qui ont été partagées :
« On a essayé mais sans résultat ».« Ce n’est pas notre problème c’est celui de notre manager ». « Ce que nous proposons se sera pas pris en compte de toute façon », « je suis trop récent dans ce comité pour avoir un point de vue
5. Cinquième tour autour d’une question formulée pour libérer les blocages : « Et si tous les dirigeants de ce site étaient d’accord pour suivre nos propositions, quelle serait votre 1ère action pour faire des réunions un endroit d’innovation et de performance ? »
6. Sixième tour pour décider ou reporter : « Quelle est l’action que nous allons expérimenter lors des 3 prochaines réunions ? » Deux préconisations sont importants à ce stade (1) ne pas mettre en place une obligation de réussite immédiate mais insister sur le caractère expérimental. (2) Limiter la période d’expérimentation pour diminuer l’effet ‘recette de succès obligatoire et pour toujours ».
En général, une action ou une idée fédère le collectif et se met en place presque naturellement sans grand débat supplémentaire. Le dirigeant peut aussi se garder le droit d’affiner sa position pour la communiquer lors d’une prochaine réunion.
7. Septième tour pour revitaliser : « Qu’est-ce que vous pensez ET qu’est ce que vous ressentez ? » A la fin de la réunion chacun s’exprime pour partager ce qu’il pense de la réunion ET comment il se sent. Evidemment pas de commentaire, pas d’interruption. Ainsi sont combinés « le ressenti et la pensée » ce qui est une garantie pour un engagement plus suivi.
Voilà trois questions pour les créateurs de réunions efficaces :
- Qu’est‐ce que vous allez arrêter pour rendre vos réunions plus efficaces?
- Quel est le risque que vous êtes prêt à prendre pour revitaliser vos réunions ?
- Comment faites-vous pour continuer à subir, mener ou participer à des réunions inefficaces ?
Quelle est la question que vous vous posez pour chasser l’inefficacité ?
